ロジカルシンキングを活用したビジネス報告書の作成方法の例をいくつか紹介します。
報告書は、書き手の主張をしっかり書くだけでなく、読み手に苦痛を与えないような構成にしておく必要があります。そのためには、そもそもの目的と結論、それに至った論理を明確にする必要があります。
ここでは、報告書作成のために最低限抑えておきたい事柄を紹介します。
報告書を書くときは、まず目的を明確にする必要があります。自分は何のために報告書を作るのか？読み手は誰か？何について書くのか？読み手に期待することは何か？
特に読み手に期待することは、明確に意識しておく必要があります。読み手に知っておいてもらえればいいのか？理解してもらえればいいのか？判断してもらいたいのか？行動してもらいたいのか？
これらのことをを最初に明確にしておく必要があります。
学術論文では、結論は最後に書きますが、ビジネス文書では、報告書の目的に沿った結論を報告書の冒頭に入れます。なぜかというと、時間が無い人でも報告書の冒頭を読んだだけで、報告書が主張していることを知ることができるからです。
最終的な落としどころを知っていて文章を読むのと、知らずに文章を読むのとでは、理解のスピードが全く違います。
文章が長くなる場合は、パラグラフの先頭に見出しを入れるとわかりやすいレポートになります。これは、上で述べているように各パラグラフでの主張を最初にわかってもらうことで、後の文章をすんなり読めるからです。（場合によっては、読み飛ばすことができます）
見出しを入れられない場合でも、各パラグラフの先頭の文章では、そのパラグラフで一番言いたいことを書くと見やすい報告書になります。
ちなみに、よい報告書は、見出しやパラグラフの最初の文を読むだけで報告者の意思が通じるようになっている報告書です。
悪い報告書は言うまでもなく、全部読まないと意思が分からない報告書です。（もちろん読んでも分からないのは最悪です）
報告書の概要は、必ずしも必要ではありませんが、報告内容が長くなる場合は概要を書いた方が親切です。読み手は、その概要を読むだけで、自分にとって読む必要があるのか、ないのかを判断できるからです。
報告書を書く際に使えるのは、論理構造型ピラミッドストラクチャーです。頂点の内容を報告書の結論として最初に書き、２段目の内容を見出しに持ってくることで、報告書がかなり読みやすくなります。
ピラミッドストラクチャーを使った報告書の作成例
この場合、
■概要
自社は事業から撤退すべきだと思います。それは、市場の見通しが暗く、競合他社は特色が明確でシェアが高く、自社の強みを活かせないという３点の理由からです。
（ここでピラミッドストラクチャーの頂点と２段目を概要として説明する）
１．市場の見通しは暗い
市場の状況は、・・・
２．競合他社は特色が明確でシェアが高い
競合A社は、・・・
３．自社の強みを生かせない
自社の経営資源は、・・・
（ここで２段目以降の詳細を説明する）
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と書けばよいでしょう。
読みやすい報告書にするためには、なるべく本文を読んだだけで意味が通るように書く必要があります。そのためには、「詳細は以下のとおり」とか「詳細は別紙に記載」だけの文章を極力避ける必要があります。
もちろん詳細データを別紙に記載するのは構いませんが、読み手が別紙を読まなくても本文の意味するところがわかるように書いておく必要があります。そのためには、別紙の内容を「So
What?」できっちり解釈して、報告書が詳細データから何を言おうとしているのかを明確に示す必要があります。
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報告書の作り方
プレゼン資料の作り方1
プレゼン資料の作り方2
プレゼン資料の作り方3
プレゼン資料の作り方4
メール文書の作り方
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