ロジカルなプレゼン資料の作り方


投資学経営学用語集
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 ■プレゼン資料の作り方3

前のページまでで、目的の設定、聞き手分析、ストーリー作りとポイントの絞り込みまでついて説明してきました。ここまで考えたところで、ようやく個々のチャートの作成に入ります。


 ●チャートメッセージを各スライドに書いていく 

ストーリー作成の中で、個々のチャートで言いたいことは明確になっているはずなので、それをチャートメッセージとしてチャートに書く必要があります。

仮説の段階で作ったストーリーをもとに各チャートにチャートメッセージを書いておけば、あとはそれを言うためのデータを集めて、図・表を作成すればよいので、資料作成は格段に早くなります。

逆にチャートメッセージを書かないと、聞き手はその資料から「発表者は何を言いたいのか?この資料にどんな意味があるのか?」を考えしまい、本来は考えなくてもいいところにパワーを使わせてしまい、プレゼンの効果が半減してしまいます。


 ●チャートメッセージの種類 

チャートメッセージには、大きく下の2つの種類があります。

事実要約型
事実要約型は、プレゼン資料から読み取れる事実をそのままメッセージにしたものです。下の例は、事実要約型になります。事実要約型メッセージは、最も簡単に入れられるメッセージなので、プレゼン資料には最低限欲しいものです。

プレゼン資料の例1


しかし、これは最低限で、できれば次のような解釈型のメッセージを入れた方が、より発表者の主張が伝わりやすいプレゼン資料になります。


解釈型
解釈型は、プレゼン資料に書いた事実を発表者なりに解釈して、その解釈をメッセージにしたものです。解釈をするときのコツは次のとおりです。

1.個別のチャートだけに捉われた解釈をせずに、個別のチャートから
  一旦頭を離して全体として見たときの問題が何かを考える。
2.全体として見て、メッセージを作ったときに、もう一度個別のチャートにある
  情報が不足していないかを考え、不足情報を補う。

先ほどの事実要約型のときと同じデータを使った場合でも、事実を一段階解釈すれば次のようなメッセージくらいは引き出せます。

プレゼン資料の例2

さらに、情報付加して、次のようにすることもできます。

プレゼン資料の例3


最初の事実要約型に比べ、アクションまでつながるメッセージになっているので、メッセージの質としては高いといえます。同じ資料でも聞き手の関心事やアクションにつながるメッセージを捻り出してあげることは、大変重要になります。

解釈型のメッセージを入れるには、聞き手になぜその解釈に至ったのかという論理構成を「スライド上」で、しっかり構築する必要があります(理想的な論理構造とスライド構成は、このページの後半で紹介します)。

また、聞き手にとって意味のあるメッセージにしなければならないので、チャートメッセージとしては事実要約型よりは高度になります。


 ●1チャート、1メッセージが原則 

まず大原則として、1つのチャートに入れるメッセージは1つだけというのがあります。つまり1つのチャートで2つ以上のことを言わないということです。複数のメッセージを伝えたい場合は、チャートを分けて作った方が相手に伝わりやすい資料になります。


 ●チャートメッセージは具体的に書く 

チャートメッセージは曖昧な表現をできるだけ避け、具体的な表現にすることが重要です。

例えば、

「売上が落ちているA店には、本社からのサポートが必要である。」

だと、サポートが必要なのはわかりますが、聞いている側は具体的にどうすればよいのかわかりません。

そこで、

「売上が落ちているA点には、本社から人員2名を派遣して、顧客層の分析と競合店の分析にあたらせる必要がある。」

のようにすると、具体性が増します。下のメッセージを引き出すほどの情報を持っていないなら、メッセージを引き出せるだけの情報を入手した方が、プレゼンのインパクトははるかに大きくなります。


 ●理想的なプレゼンテーションの構成 

理想的なプレゼンテーションの構成をピラミッドストラクチャーで示すと次のようになります。

プレゼン資料の論理構造例

プレゼン資料のスライド構成例


目的、聞き手の関心事の分析、それに基づいたストーリー作りとチャートの作りこみをした上で、ここまで完璧な論理構造を作れば、かなりわかりやすいプレゼン資料になるでしょう。


チャート作成まで完了すると、最後はオープニングの入り方とエンディングの締め方を考えます。プレゼン資料の作り方4に続きます。


  


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