前のページまでで目的⇒聞き手の分析⇒伝えるポイント⇒ストーリーについて説明してきました。ここまで考えたところで、ようやくチャートの作成に入ります。
ストーリー作成の中で、個々のチャートで言いたいことは明確になっているはずなので、それをチャートメッセージとしてチャートに書く必要があります。
チャートメッセージを書かないと、聞き手はその資料から「発表者は何を言いたいのか？この資料にどんな意味があるのか？」を考えしまい、本来は考えなくてもいいところにパワーを使わせてしまい、プレゼンの効果が半減してしまいます。
また、資料を作るときも、チャートメッセージを先に書いておけば、あとはそれを言うためのデータを集めて、図･表を作成すればよいので、資料作成は格段に早くなります。
チャートメッセージには、大きく下の2つの種類があります。
■事実要約型
事実要約型は、プレゼン資料から読み取れる事実をそのままメッセージにしたものです。上の例は、事実要約型になります。事実要約型メッセージは、最も簡単に入れられるメッセージなので、プレゼン資料には最低限欲しいものです。
ただ、できれば次のような解釈型や提案・主張型をメッセージを入れた方が、より発表者の主張が伝わりやすいプレゼン資料になります。
■解釈型
解釈型は、プレゼン資料に書いた事実を発表者なりに解釈して、その解釈をメッセージにしたものです。解釈をするときのコツは次のとおりです。
・個別のチャートだけに捉われた解釈をせずに、個別のチャートから離れて
全体として見たときの問題が何かを考える。
・全体として見て、大きなメッセージを作ったときに、個別の情報が不足して
いないかを考える。
先ほどの事実要約型のときと同じデータを使った場合でも、事実を一段階解釈すれば次のようなメッセージくらいは引き出せます。
A店へのテコ入れが必要である
表1.各店舗の売上推移
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上の事実要約型に比べ、アクションまでつながるメッセージになっているので、メッセージの質としては高いといえます。
解釈型のメッセージを入れるには、聞き手になぜその解釈に至ったのかという論理構成をしっかり構築する必要があります（参考：論理構造型のピラミッドストラクチャー）。また、聞き手にとって意味のあるメッセージにしなければならないので、チャートメッセージとしては事実要約型よりは高度になります。
まず大原則として、1つのチャートに入れるメッセージは1つだけというのがあります。つまり1つのチャートで2つ以上のことを言わないということです。複数のメッセージを伝えたい場合は、チャートを分けて作った方が相手に伝わりやすい資料になります。
チャートメッセージは曖昧な表現をできるだけ避け、具体的な表現にすることが重要です。
例えば、
「売上が落ちているA店には、本社からのサポートが必要である。」
だと、サポートが必要なのはわかりますが、聞いている側は具体的にどうすればよいのかわかりません。
そこで、
「売上が落ちているA点には、本社から人員2名を派遣して、顧客層の分析と競合店の分析にあたらせる必要がある。」
のようにすると、具体性が増します。下のメッセージを引き出すほどの情報を持っていないなら、メッセージを引き出せるだけの情報を入手した方が、プレゼンのインパクトははるかに大きくなります。
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報告書の作り方
プレゼン資料の作り方1
プレゼン資料の作り方2
プレゼン資料の作り方3
プレゼン資料の作り方4
メール文書の作り方
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