ロジカルなプレゼン資料の作り方


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 ■プレゼン資料の作り方1

ビジネスの場面でプレゼンテーションを見る機会は、非常に多いのですが、残念ながらわかりにくいプレゼンテーションや、興味のもてないプレゼンテーションに出会うことも少なくありません。

プレゼンテーションでは、発表者による説明の仕方と、紙やスライドなどの資料構成という2つの要素が重要になります。ここでは、資料にスポットをあて、ロジカルシンキングを活用した、聞き手を戸惑わせない、飽きさせないプレゼン資料の作り方を紹介します。


 ●プレゼンの目的を明確にする 

まず大前提として、プレゼンテーションをする上での目的を明確にする必要があります。

目的を考える際には2つのことを考えます。1つめが、プレゼンをすることで、自分がどうしたいのか、ということ。2つめが、そのプレゼンをすることで相手にどうなっていてもらいたいのか、ということです。

特に2つめの目的については、ついつい、自分の言いたいことばかり話してしまって、相手にどうしてもらうべきだったのかを伝えることを忘れがちになるので注意が必要です。

相手に、自分の取り組みを承認してもらいたいのか、商品を買ってもらいたいのか、パートナーシップを築いてもらいたいのか、など相手に期待する行動が何だったかは常に念頭に置いて資料を作る必要があります。

目的を明確にするのは当たり前のことですが、プレゼン資料を作ることに没頭するあまり、目的を忘れてしまうことが往々にして起こるということを念頭においておきましょう。

以下に目的別に自分がどうしたいか、相手にどうなってもらいたいかを例示します。

プレゼンの目的 自分がどうしたいか 相手にどうなってもらいたいか
意思決定 意思決定をしてもらえるように漏れなく情報を開示する 意思決定してもらう
情報共有・報告 正確な情報を過不足なく伝える 正確に情報を知ってもらう
ディスカッション 現状と課題など意見交換に足りる情報を開示する 現状の課題と次回までにやるべきことを理解し、課題に取り組んでもらう


 ●聞き手を分析する 

プレゼンの資料を作るうえで、聞き手の分析は不可欠です。なぜなら、相手によって、知っていることと知らないこと、興味があることと興味がないこと、などが全く異なるからです。

これもよく考えてみれば、当たり前のことで、例えば、同じ内容のことを話す場合でも、6歳の子供を相手にする場合と、40歳の大人を相手にする場合では、プレゼンの構成が全く異なってくることは容易に想像ができるでしょう。。

他にも社内の重役、新入社員、顧客、投資家、マスコミなど話す相手によって知っていることも違えば、興味も違います。(例えば、新商品の紹介ひとつをとっても、社内の重役は会社業績がどうなるか、新入社員はその開発プロセスでどんなやりがいがあるか、顧客はその商品を買うと何がメリットになるのか、投資家はその商品により株価はどうなるのか、マスコミはその商品はメディア受けするのかなどです。)

したがって、プレゼンの事前準備では、聞き手が何を知っていて、何に興味があるのかをしっかり把握しておくことが重要になります。


 ●聞き手の分析例 

・聞き手は誰か?
・聞き手の性格はどういう傾向か?
・聞き手の立場は?
・聞き手が今回の件に対して示す関心・興味は何か?
・聞き手が今回の件についてどれだけ知っているか?
・聞き手が今回の件でうけるメリット・デメリットは?
・聞き手が今回の件でうけるネガティブな感情は何か?
・聞き手と自分の関係は?


目的と聞き手の分析が完了すると、次はストーリー作りになります。プレゼン資料の作り方2に続く。


  


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