ロジカルなメール文書の作り方


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 ■ロジカルシンキングをメール文書に活用する

電子メールは、気軽に発信できるので、ついつい内容を軽視しがちです。しかし、ビジネスのメールを送る場合は、筋道だった報告はもちろん、読み手が速やかに理解・行動できるものでなければなりません。ここでは、特に受信者、送信者に配慮したメール文書の作り方を解説します。


 ●タイトルの工夫で受け手の負担は大幅軽減 

メールを受信したときに、最初に目に入るのはタイトルです。忙しい人は、短時間のうちに何通ものメールを処理しなければならないため、メールのタイトルを見て、中身をすぐ見るか、後回しにするか判断する場合もあります。したがって、メールの送信者は、タイトルには細心の注意を払う必要があります。

よくあるメールタイトルの悪い例に次のようなものがあります。
「製品Aのユーザー調査の件」
「製品Aのユーザー調査について」


このタイトルだと、内容が製品Aのユーザー調査だということまではわかりますが、それ以上のことはわかりません。そうすると読み手は中を開いて、送信者の意図するところを読まなければなりません。

ところが、次のように書くだけで、メールの受信者は格段に仕事をしやすくなります。
「【ご確認のお願い 納期10/1】製品Aのユーザー調査 案を作成しました」
「【依頼 納期10/1】製品Aのユーザー調査 案作成ください」
「【ご案内】10/1(水)10:00〜12:00 製品Aのユーザー調査打ち合わせ」


このタイトルだと、受信者はいつまでに何をすればいいのかが大まかにわかります。これだけで、すぐに開くべきメールかそうでないかもわかります。


さて、返信の際にも一工夫することで、受信者に対する配慮になります。その前に悪い例を挙げてみます。
「Re:【ご案内】10/1(水)10:00〜12:00 製品Aのユーザー調査打ち合わせ」

これは、上の依頼に対する返信メールのタイトルです。しかし、これだと返信してきた人が参加するのか、しないのか、議題について意見を言いたいのかがわかりません。

そこで次のようにすると、送信者の意図が一層わかりやすくなります。
「Re:【欠席します】10/1(水)10:00〜12:00 製品Aのユーザー調査打ち合わせ」

こう書くと、受け手は、メールを開かずとも送信者が欠席する旨と理由を記した内容を書いたのであろうという想定ができます。

また、次のようにするとタイトルだけで全て完結するので、受信者はそのままメールをゴミ箱に入れることもできます。
「Re:【出席します 本文なし】10/1(水)10:00〜12:00 製品Aのユーザー調査打ち合わせ」

タイトルを見ただけでどんな中身かわかるようにすることは、ロジカルシンキングの結論思考にもつながります。


 ●使える電子メールのタイトル例 

上で挙げたタイトル例以外にも、相手へ配慮したメールタイトルをいくつかご紹介します。

「【添付1.5M】製品Aのユーザー調査の結果をお送りします 結果×」
前半部分は、モバイルなどを使用している人に配慮しています。添付のサイズがどの程度かを示すことで、外出中の受信者は今開くべきか、後で開くべきかを判断できます。後半の結果が×だったという記述は、結論先出しのよい例となっています。

「【情報共有】製品Aのユーザー調査結果 結果×」
これは、情報共有化が目的で、受信者に対してアクションを期待していないことを示すタイトルです。【情報共有】の部分は【ご参考】などでもよいでしょう。


 ●依頼に対しては何らかのアクションをする 

電話で話す場合と違って、メールの場合、仕事を依頼しても相手がそのメールを読んだのか、アクションを起こしているのかわからないものです。したがって、メールで依頼が来た場合は、速やかに相手にレスポンスをすると、相手にとっては余計な心理的負担を与えずにすみます。

例えば、「その件は、月曜日までに回答します」とか「今、調査をかけましたが、すぐに分かりそうにないので、納期を3日ずらしてください」などのコメントを返せば、少なくとも相手は依頼したことを分かってもらえたという安心感につながります。


 ●報告書が添付資料でも本文に概要を書く 

添付資料で詳細を報告する場合でも、メールの本文に概要を書いてあげると親切でしょう。忙しい人の中には添付資料を開くのが煩わしいという人がいます。

添付資料の内容のサマリー(概要)をメール本文につけておけば、相手は、興味のある内容だったら添付資料を開いてよく見ますし、興味がなくても概要だけはメール本文で把握しておけます。

また、メール本文に調査などの詳細がある場合でも、導入部分に概要を書いておけば、読み手にとって文章の内容が頭に入りやすいメール文書になります。

この概要を書くときにも、ピラミッドストラクチャーを作る際の「So What?」で考えることが効果的です。つまり、詳細な中身を要約して得られる解釈を付与するということです。


  


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