効率的な会議の進め方


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 ■効率的な会議の進め方

ここでは、会議を効率的に行うための知恵を紹介します。

まず会議のフェーズを事前準備、会議中、会議後に分けて、それぞれポイントを解説します。


 ●事前準備のポイント 

■資料の完成度を高める
会議に出すたたき台の完成度を高めることは、会議の効率を上げる高めるでの大前提になります。ただし、これは装飾をつける、見栄えをよくするということではなく、議論するのに必要な情報を抜けや重複なく簡潔に示すということを意味します。(前者のために時間を費やすのは本末転倒です)

これにより、資料に書いてあることの確認や不足情報の確認に時間をとられなくて済みます。枚数の多い資料では、サマリーをつけるということも重要です。

プレゼン資料の作り方は、プレゼン資料の作り方を参照ください。


■資料を事前に配布する
完成度を高めた資料を会議の何日か前に事前に配っておくことで、参加者が会議で何を言うべきかという事前準備をすることができます。

しかし、中途半端なたたき台だったり、参加者がそのことについて十分な知識がない状態であまりに詳細な資料を事前に配布すると、逆に混乱を招く場合があるので注意が必要です。

たたき台を十分に用意できない場合は、アジェンダ(議題)だけでも先に配布して共有するようによいでしょう。


■必要に応じて宿題を課す
会議を効率的に進めるには、自分がたたき台をしっかり作るだけでなく、他の参加者にも必要に応じて宿題を課す必要があります。


■キーマンに予め資料の内容を説明しておく
往々にしてどの組織にも、会議での発言回数が多く、よくも悪くも会議の結論を左右する人がいます。特にその会議で意思決定をしたい場合は、その人に事前に内容を理解してもらうことで、本論とは外れた話にならないように予防することができます。


 ●会議中のポイント 

■会議のゴールイメージと参加者の役割を明確にする
まず会議を始めるときにゴールイメージを参加者に明示する必要があります。ゴールは意思決定なのか、単なる情報共有なのか、あるいはディスカッションなのか。そして、参加者の役割を明確にすることも重要です。主な役割としては、決裁者、主催者、ファシリテーター、書記などがあります。


■論点を絞る
論点を明確にすることで、参加者が無駄な議論をすることを予防できます。前述のようにサマリーに論点を書くことが重要です。ここで注意が必要なのは、議題ではなく論点ということです。つまり、単に○○についてではなく、例えば○○を▲▲したいがYESか?NOか?という具体的な議論のポイントのことをいいます。


■うまくファシリテーションする
ここまで準備ができていても、参加者の一言で会議が予期しない方向に進むこともあります。この場合は進行役のファシリテーションが重要になってきます。

そのために、ファシリテーターは以下の事象に気を配り、常に論点を外さないように是正することが重要です。

・立場の強い人の意見に引きずらてしまう
・個別の論点に入り込んでしまい抜け出せなくなる
・逆に抽象度の高い論点になってしまう


■タイムマネジメント
つぎに重要なのがタイムマネジメントです。タイムマネジメントうまく行うためには、以下の点に留意する必要があります。

・アジェンダの事前共有やゴールイメージの共有など前項のポイントを守り、参加者にも十分に周知しておく
・検討事項を多くしすぎない
・上述のファシリテーションを上手に行う


 ●会議後のポイント 

■議事録を共有する
会議後のポイントとして最も重要なことは、その会議で決まったこと、議論されたことを参加者(場合によっては参加者以外のキーパーソン)に共有することです。特に誰が何をやることになったのかを公式のものとすることで、担当者の責任をより明確にすることができます。


■課題や決定事項が予定どおり行われているかをチェック
単に議事録を配布するだけでなく、その議事録に書かれた課題や決定事項が担当者によって責任を持って実行されているかを定期的にチェックすることも重要です。


■決定事項に対する不満を持つ人へのケアを行う
会議の決定事項が全会一致になることは少なく、その決定事項に対して少なからず不満を抱く人も出てきます。会議の決定事項を進める上ではそうした人たちの協力が不可欠になる場合が多いので、会議後にフォローをすることを忘れてはいけません。


  


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